Urzędy – np. urzędy gminy, pracy, skarbowe etc. – to miejsca, które ze względu na swój publiczny charakter muszą być utrzymywane w dużej czystości. Zaniedbania w tej kwestii nie tylko stwarzają ryzyko rozprzestrzeniania groźnych chorób zakaźnych, ale również zwiększają prawdopodobieństwo wypadków. Aby sprzątanie w takich placówkach przebiegało szybko i sprawnie, konieczne jest wdrożenie tzw. planu czystości. Jak go opracować?
Czym jest plan czystości?
Plan czystości nazywany jest również planem higieny. To specjalne opracowanie zawierające szczegółowe opisy temat tego, jak należy sprzątać poszczególne pomieszczenia w danym obiekcie – np. urzędzie. Kluczowe informacje zawarte w planie to:
- częstotliwość z jaką należy sprzątać dane pomieszczenie,
- środki i narzędzie niezbędne do sprzątania w danym pomieszczeniu wraz z instrukcją ich użycia,
- kluczowe punkty, które trzeba oczyścić przy każdorazowym sprzątaniu,
- kolejność wykonywania poszczególnych prac w pomieszczeniu,
- zasady BHP obowiązujące w trakcie sprzątania.
Krótko mówiąc – plan czystości powinien odpowiadać na wszelkie pytania i wątpliwości, jakie pracownik z ekipy sprzątającej może mieć podczas wykonywania swojej pracy.
Dlaczego warto opracować plan czystości?
Dzięki planowi czystości pracownicy ekipy sprzątającej dokładnie wiedzą, jakich metod i środków czystości należy użyć przy sprzątaniu danego pomieszczenia, co oznacza że nie tracą cennego czasu na wykonywanie czynności zupełnie niepotrzebnych lub mało efektywnych. Dobrze opracowany i sprawdzony plan czystości jest również podstawą do skutecznego wdrożenia nowych pracowników odpowiedzialnych za sprzątanie w ich obowiązki – wystarczy, że pracownik otrzyma pisemną instrukcję, by wiedział dokładnie w jaki sposób ma sprzątać pomieszczenie, nawet jeśli nigdy wcześniej tego nie robił.
Krótko mówiąc – celem wdrażania planu czystości jest maksymalne uproszczenie oraz skrócenie procedury sprzątania, a tym samym zredukowanie jej kosztów, przy jednoczesnym maksymalizowaniu wydajności, efektywności oraz bezpieczeństwa. Dokładny plan przewiduje najrozmaitsze zagadnienia związane ze sprzątaniem, w tym również sytuacje zagrożenia.
Jak opracować plan sprzątania?
Plan sprzątania nie jest dokumentem obowiązkowym, dlatego może przyjmować właściwie dowolną formę – tabeli, infografiki lub opisu ze zdjęciami czy piktogramami (są przydatne jeśli wśród pracowników ekipy sprzątającej są osoby z zagranicy). Najefektywniejszym i najbardziej czytelnym rozwiązaniem jest tabelka z opisanymi kolumnami i rzędami. Przykładowo – w rzędach wymieniane są poszczególne pomieszczenia budynku, w kolumnach zaś po kolei wymienia się:
- ogólną częstotliwość sprzątania pomieszczenia,
- zakres wykonywanych prac wraz z opisem,
- spis używanych narzędzi, środków oraz niezbędnych zabezpieczeń
Co bardzo ważne – każde pomieszczenie w budynku powinno być opisane w osobnej pozycji. Dlaczego? Ponieważ choć na pozór poszczególne pokoje czy toalety są podobne do innych pokoi i toalet, to w rzeczywistości mogą istnieć między nimi istotne różnice, które będą mieć istotny wpływ na efektywność sprzątania. Przykładem mogą być toalety dla mężczyzn, w których zastosowano pisuary, czyli wyposażenie nieobecne w toalecie dla kobiet. Podobnie wygląda sytuacja w toaletach dla osób niepełnosprawnych. Niektóre pomieszczenia biurowe mogą dysponować z kolei wyjątkowych wyposażeniem, które będzie wymagało od osoby sprzątającej zachowania wyjątkowej ostrożności, np. sprzęt elektroniczny. Wszystkie te różnice powinny być uwzględnione w planie, by nie pozostawiać pola do interpretacji. Zignorowanie tego może prowadzić do szkód lub stwarzać ryzyko dla pracowników odpowiedzialnych za utrzymanie czystości, a także innych osób przebywających w budynku.
Określenie częstotliwości sprzątania
Jak wspominaliśmy, w utrzymaniu obiektu czystości bardzo ważna jest częstotliwość sprzątania. Dla każdego pomieszczenia jest ona inna – biura, w których pracuje kilka osób, gdzie nie są przyjmowani petenci będzie ona zdecydowanie niższa, niż w ogólnodostępnych toaletach, z których korzysta wiele z osób przebywających na terenie budynku, zarówno pracowników, jak i osób z zewnątrz. Co również bardzo ważne – inna może być częstotliwość mycia poszczególnych elementów wyposażenia każdego pomieszczenia. Prostym przykładem są tu okna, które myje się zazwyczaj kilka razy do roku, podczas gdy podłoga w pomieszczeniach sprzątana jest co najmniej raz dziennie. Krótko mówiąc – przed przystąpieniem do opracowania planu czystości koniecznie należy skontrolować każde z pomieszczeń, ustalić punkty narażone na zanieczyszczenia oraz stopień zagrożenie sanitarnego dla każdego z nich i na tej podstawie określić, z jaką częstotliwością powinny być wykonywane konkretne prace związane ze sprzątanie.
Dobór odpowiednich środków
W sprzątaniu urzędów oraz innych budynków użyteczności publicznej najlepiej sprawdzi się profesjonalna chemia sprzątająca. W skład tych produktów wchodzą substancje czynne silniejsze, niż te obecne w preparatach do użytku domowego, ponadto są one dużo silniej skoncentrowane. Wszystko to przekłada się na wyższą efektywność sprzątania przy mniejszych kosztach. Przed opracowaniem planu sprzątania należy określić, jakie środki mają być wykorzystane w danym pomieszczeniu, a także opracować instrukcję korzystania z nich (np. w jakich proporcjach należy rozcieńczyć koncentrat dla uzyskania roztworu o odpowiedniej sile). Jeśli preparat jest potencjalnie niebezpieczny dla zdrowia i według zaleceń producenta wymaga użycia odpowiednich środków ochronnych (np. rękawic), informacje te należy koniecznie zawrzeć w instrukcji.
Forma planu
Po umieszczeniu wszystkich informacji w tabeli dokument można wydrukować i zalaminować, by stał się odporny na zniszczenie. W takiej formie plan może być przechowywany w wybranym miejscu np. składziku na środki do sprzątania. Innym rozwiązaniem jest wykonanie większej ilości kopii, które będą trzymane na wózkach do sprzątania. Dobrą praktyką jest utworzenie tzw. księgi higieny, w której poza planem znajdują się również szczegółowe instrukcje korzystania z produktów.